Onze bankboekhouding boekt zichzelf: zo werkt onze Grok Bot 'Boekhouder'
Elke bankregel wordt automatisch geboekt, met de juiste btw. Bij twijfel wordt eerst gevraagd. Zo doen we het bij BotBaas zelf.
Bij BotBaas doen we wat we klanten aanraden: we gebruiken onze eigen bots. Ook voor iets wat bij veel ondernemers blijft liggen tot het einde van het kwartaal: de bankboekhouding. In dit stuk laten we zien hoe dat bij ons werkt. Er staan geen bedragen, rekeningnummers of namen van leveranciers in, alleen de werkwijze.
Onze bot heet Boekhouder. Het is een ingerichte Grok Bot met één taak: elke werkdag de bankregels verwerken en ons laten weten wat er verder speelt.
De basis: de bank praat rechtstreeks met het boekhoudpakket
Onze zakelijke ING-rekening is via de officiële bankkoppeling verbonden met e-Boekhouden.nl. Elke transactie komt daardoor vanzelf binnen. Er komen geen screenshots, exports of losse bestanden aan te pas.
In e-Boekhouden staan twee automatische importregels. Die zetten elke nieuwe bankregel eerst op een tussenrekening: Kruisposten. Daar wacht de regel tot hij goed geboekt is.
Zo werkt het
- De bank levert aan. Elke transactie komt via de bankkoppeling in e-Boekhouden.nl.
- Eerst naar de tussenrekening. De importregels zetten elke nieuwe regel op Kruisposten.
- Elke werkdag om 09:13 haalt de bot de regels op via de API van e-Boekhouden.
- Herkennen. De bot vergelijkt elke regel met het facturenregister en met eerdere boekingen.
- Boeken. De regel gaat naar de juiste kostenrekening met de juiste btw. Flyers gaan bijvoorbeeld naar Reclame, met de btw als voorbelasting. De inschrijving bij KVK wordt zonder btw geboekt.
- Bij twijfel eerst vragen. Komt er bijvoorbeeld een onbekende ontvangst binnen, dan boekt de bot niets en vraagt hij het eerst aan de ondernemer.
- Controle. Na afloop staat Kruisposten weer op nul. Staat er nog iets, dan weten we dat er een regel openstaat.
Die laatste stap is de eenvoudigste en misschien de belangrijkste. Je hoeft niet te geloven dat het goed ging, je ziet het meteen aan het saldo van de tussenrekening.
Wat de bot elke ochtend nog meer doet
- Hij kijkt in beide mailboxen of er facturen of creditnota's zijn binnengekomen.
- Hij waarschuwt als een betalingstermijn bijna verloopt.
- Elk kwartaal zet hij de btw-aangifte als concept klaar. De ondernemer controleert die en dient hem zelf in.
Wat de bot zelf doet, wat eerst langs jou gaat en wat nooit gebeurt
Doet de bot zelf: bankregels ophalen, herkennen en boeken als de regel duidelijk is; mailboxen nalopen; de tussenrekening controleren.
Gaat eerst langs jou: elke regel waarover twijfel is, zoals een onbekende ontvangst; de btw-aangifte, die je zelf controleert en indient.
Gebeurt nooit: betalen of geld overmaken. De bot kan alleen lezen en boeken.
De bot heeft in e-Boekhouden een eigen gebruiker met beperkte rechten, zonder betaal- en beheerrechten. Wachtwoorden gaan via een beveiligd invulveld en nooit via de chat.
Een eerlijke beperking
Privérekeningen doen niet mee. Betaal je zakelijke kosten weleens privé, dan gaat dat nog via een CSV-export. Dat is minder elegant, maar het is wel zo afgesproken: de bot ziet alleen de zakelijke rekening.
Wat levert het op?
- Elke dag een bijgewerkte boekhouding in plaats van één keer per kwartaal.
- Geen schoenendoos aan het einde van het kwartaal. De btw-aangifte staat al als concept klaar.
- De ondernemer houdt de beslissingen. Bij twijfel wordt er gevraagd en niet gegokt.
Voor ons betekent dit dat we voor het dagelijkse boekwerk geen externe boekhouder meer nodig hebben. De jaarrekening en advies blijven mensenwerk, en dat willen we ook zo houden.
Wat betekent dit voor boekhouders?
Als boekhouder kun je dit lezen als bedreiging, maar volgens ons klopt dat niet. Het werk dat de bot overneemt, is het werk waar weinig kantoren nog mensen voor kunnen vinden: regels afboeken, bonnen zoeken, achter ontbrekende stukken aan.
Wat overblijft is het vak zelf: de jaarrekening, fiscaal advies, meedenken over investeringen en beoordelen of een boeking echt klopt. Een klant met een dagelijks bijgewerkte administratie is voor een boekhouder ook een betere klant. Je begint met schone cijfers in plaats van met een schoenendoos.
Je kunt zo'n bot ook zelf inzetten voor je klanten. In Twintig dossiers open en het is pas maandag lees je hoe.
Zelf zo'n Boekhouder?
Werk je met een boekhoudpakket met bankkoppeling en API, dan richten we dit samen met je in. Je begint met een eigen gebruiker met beperkte rechten, en spreekt vooraf af wat de bot zelf mag en wat eerst langs jou gaat. Lees hoe Grok Bot inrichten werkt, of plan een vrijblijvende kennismaking via botbaas.com. Mailen kan ook: john@botbaas.com.
BotBaas maakt Grok Bot niet en verkoopt het abonnement niet. We richten hem in, zodat jij ermee kunt werken.
Meer voor jouw branche: Bots voor administratiekantoren
Reacties
Reageer
Niet voor jonger dan 16. Je e-mail komt niet op de pagina.