Privacy

Verantwoordelijke: BotBaas · J.M.L. (John) de Leeuw. Contact: john@botbaas.com · botbaas.com.

KvK: 42167986. Btw-identificatienummer: NL005551664B88.

Wat we verzamelen

• Contact- en wachtlijstformulieren: naam, e-mail, eventueel telefoon, onderwerp en bericht. Doel: reageren op je vraag of je informeren wanneer lessen beschikbaar zijn. Grondslag: gerechtvaardigd belang / uitvoering van (pre)contractuele stappen op jouw verzoek.
• Technische sitegegevens: Cloudflare Web Analytics (privacyvriendelijk, zonder cookies voor tracking waar mogelijk) voor bereik en prestaties van de site.
• WhatsApp-berichten: zie WhatsApp-berichten aan BotBaas.
• Gesprek met Joyce: zie Gesprek met Joyce op de website.
• Intake / evaluatie: alleen via een persoonlijke link die je van mij krijgt; die gegevens gebruiken we voor oplevering en — alleen met jouw toestemming — voor referenties.
• Contract digitaal tekenen: zie Contract digitaal tekenen.

Reacties

Op één nieuwsartikel kun je een reactie plaatsen. We vragen een weergavenaam (een pseudoniem mag) en je e-mailadres, plus de tekst. Je e-mail komt niet op de pagina. We gebruiken naam, e-mail en tekst alleen om die reactie te publiceren, te modereren en je daarover te mailen. Niet als trainingsdata. Niet voor jonger dan 16. Je IP-adres bewaren we niet als adres, alleen als korte hash voor een teller (uren of een dag, nooit langer dan 30 dagen). Bevestig je de mail niet, dan is de inzending na 48 uur weg. Wacht de reactie op moderatie, dan maximaal 90 dagen en daarna automatisch afgewezen. Een afgewezen reactie bewaren we maximaal 3 maanden. Een blokkade geldt voor de hash van het e-mailadres en duurt maximaal 12 maanden; de tekst volgt de termijn van 3 maanden. Een gepubliceerde reactie blijft staan zolang die pagina reacties toestaat. Gaat die pagina uit, dan wist de worker de reacties binnen 30 dagen. Verantwoordelijke is BotBaas, john@botbaas.com. Je kunt inzage, correctie, verwijdering of bezwaar vragen, of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

WhatsApp-berichten aan BotBaas

Stuur je BotBaas een WhatsApp-bericht, dan verwerken we je WhatsApp-nummer, je profielnaam, de inhoud van je bericht en het tijdstip. Stuur je een foto of bestand, dan zien we alleen dát je iets hebt gestuurd; we downloaden het niet automatisch. Een spraakbericht is een uitzondering: dat zetten we automatisch om in tekst (zie Spraakberichten). Doel: je supportvraag beantwoorden. Grondslag: uitvoering van (pre)contractuele stappen op jouw verzoek, en gerechtvaardigd belang voor de afhandeling en beveiliging van het kanaal.

Een assistent (Grok Bot) zet je vraag in een ticket en bereidt een antwoord voor. John leest elk antwoord en verstuurt het pas na zijn eigen akkoord. Alleen een vast welkomstbericht en een vaste bevestiging bij "niet uitschrijven" gaan automatisch. Je berichten komen ook binnen in de WhatsApp Business-app van BotBaas op de telefoon van John. Oudere chats uit die app zijn bij de koppeling niet gedeeld met het platform. We gebruiken je bericht niet voor marketing. We gebruiken je berichten niet zelf om AI-modellen te trainen. Voor Grok Bot staat Privacy Mode aan, zodat je gegevens niet voor training worden gebruikt. Stuur via WhatsApp liever geen gezondheidsgegevens, BSN, kopie van je ID of wachtwoorden. Liever geen WhatsApp? Mail dan naar john@botbaas.com.

Spraakberichten: stuur je een spraakbericht, dan zetten we dat automatisch om in tekst, zodat John je vraag sneller kan lezen en beantwoorden. Dat doen we met open-sourcesoftware (Whisper) op de computer waarop onze assistenten draaien. Die computer hoort bij Grok Bot van Anysphere en staat in de Verenigde Staten. De opname gaat niet naar een andere spraakdienst. Direct na het omzetten wissen we de opname, ook als het omzetten mislukt. Alleen de tekst komt in je ticket. Daarna leest onze assistent de tekst, net als een getypt bericht, en maakt een conceptantwoord voor John. Daarvoor gebruikt Anysphere taalmodellen van haar eigen leveranciers, waaronder SpaceXAI. We gebruiken je stem niet om je te herkennen en je berichten niet om AI te trainen. Er gaat niets automatisch naar je terug, behalve een vast welkomstbericht en, als je "niet uitschrijven" kiest, een vaste bevestiging.

Doel: je vraag beantwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang: gesproken vragen snel en goed afhandelen. Ben je klant of vraag je om een offerte, dan ook uitvoering van (pre)contractuele stappen op jouw verzoek.

Liever geen uitschrift? Zet "niet uitschrijven" in je bericht. Dan schrijven we je spraakberichten niet meer uit en luistert John ze zelf af. Stuur je ons voor het eerst een spraakbericht, dan wachten we eerst 10 minuten. Stuur je in die tijd "niet uitschrijven", dan schrijven we ook dat eerste bericht niet uit. Je kunt ook je vraag typen of mailen naar john@botbaas.com. Je kunt altijd bezwaar maken via john@botbaas.com.

Gevoelige informatie: vertel in een spraakbericht liever niets over je gezondheid of andere gevoelige zaken. Doe je dat toch, dan halen we dat deel zo snel mogelijk uit het ticket.

Bewaren: de opname wissen we direct na het omzetten. De tekst bewaren we net zo lang als het ticket: tot 12 maanden nadat je vraag is afgesloten. Het spraakbericht blijft ook staan in de WhatsApp Business-app op de telefoon van John, uiterlijk 12 maanden na het laatste bericht.

Klantkaart: om je te herkennen als je later een supportvraag stelt en om je vraag op te volgen, maakt onze assistent SalesBot (Grok Bot) een klantkaart met je WhatsApp-nummer, je profielnaam, het tijdstip van je bericht en een samenvatting van je vraag in één zin. Andere inhoud van het gesprek bewaren we niet op die kaart. De kaart staat in de zakelijke Dropbox van BotBaas. Grondslag: gerechtvaardigd belang; ben je al klant, dan uitvoering van de overeenkomst.

Rol van WhatsApp: voor je eigen WhatsApp-account en voor gegevens over het gebruik van WhatsApp is WhatsApp (Meta) zelf verantwoordelijk; daarvoor geldt het privacybeleid van WhatsApp. Meta gebruikt berichtgegevens ook zelf om het platform veilig te houden en misbruik tegen te gaan. Voor de berichten die BotBaas ontvangt en verstuurt, werkt Meta als onze verwerker.

Wie helpen daarbij (verwerkers):

• Meta / WhatsApp: bezorgt het bericht via het WhatsApp Business Platform en bewaart het daar tijdelijk. Voor het BotBaas-nummer staat die opslag in de Verenigde Staten; opslag in de EU is voor onze koppeling niet beschikbaar.
• 360dialog (Duitsland): onze WhatsApp Business Solution Provider; koppelt het BotBaas-nummer aan het platform en stuurt berichten en spraakberichten door. 360dialog verwerkt de berichten binnen de EU en wist ze na bezorging, uiterlijk na 7 dagen.
• Cloudflare: een Cloudflare Worker controleert het bericht en geeft het door. De worker bewaart geen berichtinhoud.
• Grok Bot (Anysphere, Inc., Verenigde Staten): verwerkt je bericht tot een ticket en een conceptantwoord. Op de computer van Grok Bot waarop onze assistenten draaien, zetten we ook spraakberichten om in tekst; de opname wissen we daarna direct. Voor het lezen van berichten gebruikt Anysphere taalmodellen van haar eigen subverwerkers, waaronder SpaceXAI, LLC (Verenigde Staten). We gebruiken nooit de Grok-app, de Grok-API of andere diensten van SpaceXAI rechtstreeks voor jouw gegevens. Voor ons team staat Privacy Mode aan: je gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.
• Dropbox: bewaart de supporttickets en klantkaarten in de zakelijke opslag van BotBaas.

Doorgifte buiten de EER: Meta, Cloudflare, Anysphere (Grok Bot, ook voor het omzetten van spraakberichten) en Dropbox verwerken gegevens (ook) in de Verenigde Staten. Bij Meta, Cloudflare en Dropbox gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie). Anysphere biedt in haar standaardvoorwaarden een verwerkersovereenkomst met standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie aan. Wij hebben nog niet kunnen vaststellen dat die voor ons abonnement geldt en hebben dat bij Anysphere nagevraagd. Tot die tijd hebben we de risico's afgewogen en extra maatregelen genomen: geen training, opnames direct wissen, en zo min mogelijk gegevens. Meer weten? Mail john@botbaas.com.

Bewaartermijnen: de worker bewaart geen inhoud. Het ticket bewaren we tot 12 maanden nadat je vraag is afgesloten. Gegevens die nodig zijn voor de facturatie bewaren we 7 jaar (wettelijke bewaarplicht). Losse kopieën van berichten en meldingen van foto’s of bestanden buiten het ticket verwijderen we na 90 dagen. Het gesprek in de WhatsApp Business-app op de telefoon van John verwijderen we uiterlijk 12 maanden na het laatste bericht. Soms maken we een back-up van die chats op een eigen computer van BotBaas, niet in iCloud of Google Drive; ook daarvoor geldt de termijn van 12 maanden. Word je geen klant, dan verwijderen we je klantkaart uiterlijk 12 maanden na het laatste contact; ben je klant, dan bewaren we hem zolang de klantrelatie loopt plus 2 jaar.

Jouw rechten: je mag inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens vragen, en bezwaar maken. Mail john@botbaas.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gesprek met Joyce op de website

Op de contactpagina kun je praten met Joyce, onze digitale assistent. Joyce is een AI, geen mens. Een gesprek duurt maximaal vijf minuten en wordt opgenomen. Joyce vraagt je naam, je e-mailadres en je vraag, zodat John je kan nabellen of mailen. Doel: je vraag doorgeven aan John en je antwoord geven. Grondslag: uitvoering van (pre)contractuele stappen op jouw verzoek, en gerechtvaardigd belang: bereikbaar zijn en gesproken vragen snel en goed afhandelen.

Hoe het werkt: Joyce draait bij ElevenLabs. ElevenLabs neemt het gesprek op, zet wat je zegt om in tekst en laat Joyce met een taalmodel en een computerstem antwoorden. Na het gesprek stuurt je browser het transcript (de uitgeschreven tekst van het gesprek) naar onze Cloudflare Worker. De worker mailt het transcript, met je naam en e-mailadres, naar John. De worker bewaart het transcript zelf niet. Lukt het mailen niet, dan bewaart de worker het gesprek tijdelijk, zodat het niet verloren gaat; uiterlijk na 30 dagen is het daar weg. Een korte samenvatting voor jou gaat pas naar je e-mailadres als John die heeft bevestigd. Tot die bevestiging staat ze maximaal 7 dagen klaar en daarna vervalt ze. Er gaat niets automatisch naar je e-mailadres.

Liever niet? Gebruik dan het contactformulier, mail naar john@botbaas.com of app ons. Vertel Joyce liever niets over je gezondheid of andere gevoelige zaken, en geen BSN of wachtwoorden. Doe je dat toch, dan halen we dat deel zo snel mogelijk uit de mail.

Wie helpen daarbij (verwerkers):

• ElevenLabs (Eleven Labs Inc., New York, Verenigde Staten): neemt het gesprek op, zet de spraak om in tekst en laat Joyce antwoorden. Het taalmodel waarmee Joyce antwoordt, draait bij ElevenLabs zelf; de maker van dat model krijgt je gesprek niet. De opname en het transcript staan in het ElevenLabs-account van BotBaas, in de Verenigde Staten.
• Cloudflare: de worker controleert het gesprek en geeft het transcript door. De worker bewaart geen transcript, behalve tijdelijk als het mailen mislukt (zie hierboven).
• Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten): verstuurt de mail met het transcript naar John en de samenvatting naar jou.
• Google Workspace: de mail met het transcript komt binnen in de mailbox van John.

Doorgifte buiten de EER: ElevenLabs en Resend verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie). In de verwerkersovereenkomsten van ElevenLabs en Resend zijn daarnaast standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie opgenomen.

Bewaren: ElevenLabs wist de opname en het transcript automatisch na 30 dagen. We hebben bij ElevenLabs ingesteld dat je gesprek niet wordt gebruikt om hun modellen te trainen. De mail met het transcript in de mailbox van John bewaren we zolang dat nodig is om je vraag af te handelen en de relatie te onderhouden, net als andere contactberichten (zie Bewaartermijn).

Jouw rechten: je mag inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens vragen, en bezwaar maken. Mail john@botbaas.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contract digitaal tekenen

Offertes, onze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst laten we digitaal tekenen via Dropbox Sign. Dat doet Dropbox International Unlimited Company (Ierland), die hierbij voor ons werkt als verwerker.

Wat we verwerken: je naam, je e-mailadres, je functie en bedrijf zoals die in het document staan, en je handtekening. Dropbox Sign maakt ook een audit trail. Daarin staat wanneer het document is verstuurd, geopend en getekend, vanaf welk IP-adres en met welk type browser en apparaat. Zo kunnen we later laten zien wie wanneer heeft getekend, en dat het document daarna niet is veranderd.

Doel: de overeenkomst met jou sluiten en kunnen aantonen dat die is gesloten. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Waar staan je gegevens: Dropbox Sign slaat de documenten op in de Verenigde Staten, bij Dropbox, Inc. en haar subverwerkers. Dat gebeurt met passende waarborgen: standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en het EU-VS Data Privacy Framework.

Bewaren: in Dropbox Sign bewaren we het document alleen tot we het getekende exemplaar en de audit trail in ons eigen archief hebben opgeslagen (de zakelijke Dropbox van BotBaas). In ons archief bewaren we het getekende contract zolang de overeenkomst loopt en daarna nog 7 jaar. Na ondertekening slaan we het getekende contract op in onze eigen administratie en verwijderen we het bij Dropbox Sign. Dropbox verwijdert het daarna binnen 30 dagen definitief. Restgegevens in back-ups bewaart Dropbox afgeschermd volgens zijn eigen privacyverklaring.

Je kunt altijd inzage, correctie, verwijdering of bezwaar vragen via john@botbaas.com, of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bewaartermijn

Contactberichten bewaren we zolang nodig om te antwoorden en de relatie te onderhouden, daarna maximaal zolang wettelijke bewaarplicht of aantoonbare noodzaak geldt. Wachtlijstgegevens tot je je afmeldt of lessen live gaan en de communicatie klaar is. Getekende contracten bewaren we zolang de overeenkomst loopt en daarna nog 7 jaar; in Dropbox Sign alleen tot ze in ons archief staan. Analytics zijn geaggregeerd.

Delen met derden

Formulieren lopen via een Cloudflare Worker; e-mail via Google Workspace en Resend. Hosting/DNS via Cloudflare. Voor WhatsApp-berichten: zie WhatsApp-berichten aan BotBaas. Voor een gesprek met Joyce: zie Gesprek met Joyce op de website. Contracten tekenen we digitaal via Dropbox Sign: zie Contract digitaal tekenen. We verkopen je gegevens niet. Alleen verwerkers die nodig zijn om de site, mail en contracten te laten werken.

Cookies & analytics

We gebruiken Cloudflare Web Analytics om te zien of pagina’s laden en worden bezocht. Geen reclamecookies, geen verkoop van profielen. Functionele zaken (zoals het tonen van de site) kunnen technische opslag gebruiken. Wil je liever minimale telemetrie: gebruik je browserinstellingen of een contentblocker; de site blijft bruikbaar.

Jouw rechten

Je mag inzage, correctie, verwijdering, beperking of bezwaar vragen, en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mail john@botbaas.com — ik reageer zo snel mogelijk.

Wijzigingen

Deze tekst kan worden bijgewerkt als de dienst of wetgeving verandert. Laatste update: 29 oktober 2026.