Projectbeheer met Grok Bot: één Page per project

Drie projecten, vijf bots en twintig chats. Waar stond die beslissing over de offerte ook alweer? En welke bot zou de nieuwsbrief afmaken? Wie zijn chats als projectbeheer gebruikt, zoekt zich vroeg of laat suf. In deze blog lees je hoe je dat oplost met Pages in Grok Bot: één Page per project, één overzichtspagina, en bots die zelf bijhouden waar alles staat.

Eerst: wat is een Page?

Een Page is een interactieve pagina die je bot naast de chat voor je maakt. Denk aan een overzicht, een rapport of een dashboard. Hij komt in je bibliotheek te staan, je kunt hem delen en je komt er later gewoon op terug. Een chat schuift weg; een Page blijft staan. Toen Pages verschenen, schreven we er een nieuwsbericht over: je bot maakt nu Pages en video’s.

Je chat is geen projectbeheer

Michael Fenech zette het onlangs scherp neer op X: veel mensen worstelen met meerdere projecten in Grok Bot, en het geheim is om te stoppen met chats als projectbeheersysteem. Zijn advies: gebruik Pages. Of, in zijn eigen woorden vrij vertaald: je chats zijn om het werk te doen, je Pages om het te onthouden en te beheren.

Dat herkennen we. Een lange chat wordt onoverzichtelijk, en wat je doet als hij hapert lees je in Chat hapert bij een lange offerte?. Fenech raadt daarom korte, verse chats per taak aan. De Page houdt de geschiedenis, de beslissingen en de context vast.

De opzet: één Page per project

Dit is de kern van zijn aanpak, vertaald naar de praktijk van zzp en mkb:

×

1. Eén Page per project. Met het doel, de stand van zaken, de volgende acties, wie wat doet, deadlines, beslissingen, blokkades en een logboek van welke bot wat heeft aangepast.
2. Eén overzichtspagina. Een Page met alle lopende projecten, hun status en de eerstvolgende actie. Jouw ene plek om te zien wat er speelt.
3. Eerst lezen, na afloop bijwerken. Elke bot leest de Page van het project voordat hij begint, en werkt diezelfde Page bij als hij klaar is. Geen dubbele Pages, en niets op ‘klaar’ zetten zonder het echte resultaat te controleren.
4. Alleen melden als het moet. Fenech laat zijn bots alleen melden als iets vastzit, te laat is, een beslissing nodig heeft of van status verandert. Wij houden het nog strakker: alleen bij een blokkade of een beslissing. De rest staat op de Page.
5. Afsluiten. Is een project klaar, dan zet je het op gesloten, met de uitkomst en wat je ervan leerde.

Ook bij Fenech blijft de regel overeind die wij altijd hanteren: niets versturen, kopen, publiceren of verwijderen zonder jouw akkoord. En laat je bot eerst een voorstel doen voordat hij Pages en routines aanmaakt.

Twee kanttekeningen uit onze praktijk

Een Page ververst zichzelf niet. Een Page is zo actueel als de laatste bot die hem bijwerkte. Fenech lost dat op met een dagelijkse routine per project op werkdagen. Wij doen dat bewust niet: elke run kost verbruik, ook als er niets veranderd is. Met vijf projecten tikt dat snel aan. Daarom laten we het bijwerken meelopen in de checks en routines die al draaien. Meer over zuinig omgaan met routines lees je in Grok Bot usage beperken en Wat je bot doet terwijl jij slaapt.

Eerst een week testen. Fenech raadt aan om met één project te beginnen, zeven dagen lang. Houden je bots de Page bij en hoef je niet meer in oude chats te graven om te snappen wat er speelt? Pas dan breid je uit. Dat advies nemen we één op één over.

Hoe wij het nu testen

We doen het zelf ook, tot en met 6 november. We begonnen met één Page met open punten over al onze bots heen: 43 punten. Elke bot leest die Page voordat hij aan de slag gaat en werkt hem na afloop bij. We horen alleen iets als er iets vastzit of als wij moeten kiezen.

Daarnaast krijgen onze bots Pages voor statistieken en verbruik. Onze marketingbot houdt de cijfers van site en kanalen bij op een Page, en de bot die ons verbruik bijhoudt doet hetzelfde voor het verbruik. Zo hoeven we niet meer in de chat te vragen ‘hoe staat het ervoor?’. Na de testweek delen we wat werkte en wat niet.

Wat we zagen in de bibliotheek

Een paar dingen vielen ons op tijdens de test. Bij onze coördinerende bot, de bot die het totaaloverzicht bewaakt, toont de bibliotheek alle drie de Pages: open punten, statistieken en verbruik. Bij de afzonderlijke bots zagen we alleen hun eigen Page. Hoe de app de bibliotheek per bot verdeelt, hebben we niet kunnen nagaan.

Nieuwe Pages stonden bij ons op privé. Je kiest per Page met wie je hem deelt: alleen jij, je team, of iedereen met de link. Onze tip: maak je coördinerende bot de plek voor het totaaloverzicht en laat elke bot zijn eigen Page bijhouden.

Zelf beginnen in vier stappen

• Kies één project dat nu over meerdere chats verspreid zit.
• Vraag je bot om er één Page voor te maken, plus een overzichtspagina, en laat hem eerst een voorstel tonen.
• Spreek af: eerst lezen, na afloop bijwerken, alleen melden bij een blokkade of een beslissing.
• Test een week. Werkt het, voeg dan het volgende project toe.

Werk je met meerdere bots? Dan helpt een vaste rolverdeling; lees ook 5 bots, 1 lead bot, 1 veiligheidsregel.

Hulp nodig bij het inrichten?

We zetten je projectpagina’s en bots samen met je op, zonder onnodige routines. Plan een gesprek of spreek Joyce. Benieuwd wat een bot jou aan tijd oplevert? Reken het uit met de rekenhulp.

Bron en inspiratie: post van Michael Fenech op X (@Michael_Fenech_), 29 oktober 2026. Door BotBaas vertaald naar de Nederlandse zzp- en mkb-praktijk.

Reacties